La junta que sí decide: cuatro preguntas para salir con nombre, acción y fecha

Por Monse Moreno

Es la cuarta junta sobre el mismo tema. Todas llegan puntuales, se presentan avances, alguien comparte pantalla, se discute un buen rato. Y al final, la frase de siempre: “lo vemos la próxima”.

Salimos con la sensación de haber trabajado mucho sin haber avanzado nada.

Leslie Perlow, Constance Noonan Hadley y Eunice Eun encuestaron a 182 ejecutivos para un artículo de Harvard Business Review llamado “Stop the Meeting Madness” (2017). La mayoría dijo que sus juntas eran improductivas y les quitaban tiempo para su propio trabajo. Los ejecutivos pasan cerca de 23 horas a la semana en reuniones; en los años sesenta eran menos de diez.

En La Rueda de la Maga este es el segundo paso, El Círculo. Un encuentro bien diseñado mueve más que diez correos, y una junta mal diseñada puede detener un proyecto durante meses.

El problema casi nunca es la junta

Steven Rogelberg lleva años estudiando las reuniones. En The Surprising Science of Meetings (2019) propone algo que me gusta mucho: tener mejores juntas, más que tener menos. Una buena reunión es de las pocas formas que tenemos de decidir en conjunto.

Lo que falla casi siempre es que nadie sabe para qué estamos ahí. Llegamos a “revisar el proyecto” y no a decidir algo concreto. Así, la junta se llena de información y se queda sin acuerdos.

¿Quién tiene la D?

Paul Rogers y Marcia Blenko, de Bain & Company, publicaron en 2006 un artículo en Harvard Business Review con una pregunta que vale oro: ¿quién tiene la D? Es decir, ¿quién decide?

Su marco distingue los papeles alrededor de una decisión: alguien recomienda, alguien debe aprobar, otras personas aportan información, alguien ejecuta y una sola persona decide. Cuando nadie tiene claro quién tiene la D, las decisiones dan vueltas de junta en junta.

En los proyectos que dependen de otras personas esto es clave. A veces seguimos convocando juntas con quien recomienda o quien aporta, y la persona que decide ni siquiera está en la sala.

Cuatro preguntas para tu próxima junta

1. Antes: ¿qué decisión tiene que salir de aquí? Escríbela en una frase y mándala con la invitación. “Decidir si probamos el nuevo proceso con un equipo en noviembre” es una decisión. “Revisar avances” no lo es.

2. Antes: ¿quién tiene que estar para tomarla? Si quien tiene la D no puede ir, mueve la junta. Invita solo a quien aporta, aprueba o ejecuta; las demás personas pueden recibir el acuerdo por escrito.

3. Durante: escribe las opciones donde todas las vean. Un pizarrón, un FigJam o una hoja compartida. Rogelberg recomienda dar unos minutos para que cada persona escriba sus ideas en silencio antes de discutir. Así no gana quien habla más fuerte, y las opciones se pueden comparar.

4. Al cerrar: nombre, acción y fecha. Antes de que todas se levanten, di en voz alta lo que se decidió. Cada acción sale con una persona responsable y un día. Si no se pudo decidir, que quede claro qué falta y para cuándo.

Descarga la lista

Te preparé una lista de verificación para tu próxima reunión, con una tabla de acuerdos para llenar al cierre. Si antes de la junta no puedes marcar las dos primeras casillas, tal vez no hace falta la junta.

Descarga la lista de la junta que sí decide

Si lideras un equipo

Cuando un equipo aprende a diseñar sus juntas, cambia la velocidad de todo lo demás. En La Rueda de la Maga trabajamos El Círculo junto con los otros seis pasos, cada participante sobre su propio proyecto.

Si quieres que las líderes de tu equipo lo vivan juntas, tengo un paquete de cinco lugares por $11,000 MXN. Llegan con sus proyectos y se van con un mismo método para mover las decisiones que dependen de otras personas.

Sábado 31 de octubre, de 10 a 14 h (hora de México), en vivo por Google Meet.
Lugar individual: $3,000 MXN; apartas con $1,000 y liquidas antes del viernes 30.

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Referencias

• Perlow, L. A., Hadley, C. N. y Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review, julio-agosto.

• Rogers, P. y Blenko, M. (2006). Who has the D? How clear decision roles enhance organizational performance. Harvard Business Review, enero.

• Rogelberg, S. G. (2019). The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance. Oxford University Press.